Selviävätkö tietotekniikkayksiköt web 2.0:sta?

Blogini drafts-kansiosta, edellinen muokkaus 25.8.2009. Se oli aikaa jolloin vielä puhuttiin ”web 2.0”:sta. Julkaisempa tämän pois.

Tuijotuskilpailu oman varjonsa kanssa

IT-hallinto pitää tuijotuskilpailua oman varjonsa kanssa

ComputerWeekly.com kirjoittaa Can the IT department survive Web 2.0? Jutussa Peter Hinssen nostaa esiin jokaisessa organisaatiossa tärkeitä kysymyksiä siitä, mitä tapahtuu kun oma, järjestetty tietotekniikkahallinto joutuu pysyvään kilpailuasemaan web 2.0 -työkalujen kanssa.

Ilmiö kulkee nimellä ”varjo IT”, ”shadow IT” ja tarkoittaa siis sitä, että internetin kautta työntekijöillä on mahdollisuus olla käyttämättä organisaation omia työkaluja ja sensijaan käyttää jotain web 2.0 -sovelluksia. Esimerkiksi työsähköpostin sijasta Gmail saattaa tuntua miellyttävämmältä. Kuvapankin sijasta kuvat laitetaan Facebookiin ja sitäkin kautta hoituu yhteydenpito kollegoihin, sidosryhmiin ja asiakkaisiin. Googlen toimisto-ohjelmissa on puolensa ja työsähköpostit tuntuu järkevämmältä hoitaa  omalla kännykällä kuin työpaikan hankalalla järjestelmällä. Työpaikan työryhmäsovellukset ovat kurjempia kuin jonnekin nettipalveluun itse perustettu webbifoorumi jonne voidaan kutsua sellaisiakin jäseniä, joilla ei ole pääsyä organisaation intranettiin.

Kyse on myös vallasta. Työntekijä emansipoituu ja tekee itse valintoja työkalujensa suhteen. Perinteinen, keskitetty IT-hallinto menee tällöin rikki esimerkiksi varmuuskopioinnin, valvonnan ja tietosuojan osalta. Myös perehdyttäminen ja kouluttaminen sekä työn johtaminen hajoavat, sillä jokaisella työntekijällä on omat työtapansa ja työvälineistönsä. Työ- ja käyttötavat ylittävät organisaatioiden rajat, kun tuttavat eri organisaatioissa käyttävät samoja työkaluja.

Näitä on puitu meidänkin kirjastossa. Mitenkäs teillä, miten teidän organisaatiossa on näihin probleemiin suhtauduttu? Onko web 2.0 -sivustoja teknisesti blokattu tai kielletty käyttämästä? Kenties varjo IT:n syntyymistä on ruokittu ja ohjattu opastamalla oikeanlaiseen käyttöön? En haluaisi uskoa, että missään asia on jätetty täysin huomiotta ja työnnetty pää pensaaseen: ”google docs ei ole totta”.

Hinssen pelaa innovaatiokortin ja sanoo, että avoin/vapaa pääsy erilaisten tietoteknistten työkalujen äärelle stimuloi innovointia tai jopa on yksi sen edelletyksistä.

ComputerWorldin jutussa Hinssen väittää myös, että mikäli IT -osastot eivät pysy kilpailukykyisinä työntekijöiden työarjessa, ne marginalisoituvat ja lopulta kuihtuvat. Onko hierarkisen organisaation, vaikkapa kirjaston kehysorganisaationa toimivan kunnan, yliopiston tai oppilaitoksen IT-hallinnolla muuta tulevaisuutta kuin asennella tarpeen mukaan uusia hiiriä asiakaskoneisiin ja tilata tulostimiin mustepatruunoita?

Peter Hinssen discusses the impact of ”shadow IT”: if your IT department doesn’t foster use of web 2.0, it will wither, be marginalized and eventually lose meaning. Corporate IT departments must remain competative and their services relevant, since they are constantly being questioned by the web 2.0 tools. This has some serious implications, and ignorance is not the answer.

(via teemumakkonen twitterissä)

Mainokset

Avoin kirje Tuijalle viitteidenhallintatyökaluista kuten Zotero, Mendeley ja RefWorks

Minulta kyseltiin privana suhteestani näihin RefWorksin yms. kaltaisiin viitteidenhallintatyökaluihin joista on kollegoiden kesken ollut toisaalla puhetta. Tässä avoin kirjeeni:

Suhteeni kirjallisuusviitetyökaluihin on lähinnä poleeminen. Mainitsemasi Mendeley on mennyt minulta täysin tutkan alta, en ole moista edes huomannut. En ole täten erityisesti suunnitellut Zoterosta siihen siirtymistä.

Mendeley

Zotero

RefWorks

Vaikka Zotero on minulla kyllä koneellani asennettuna, ei sitä rehellisyyden nimissä tule koskaan käytettyä. Olen oikeastaan käyttänyt sitä vain muutamassa isommassa kirjoitusjutussa kun olen vääntänyt artikkelia kirjaan tms… itseasiassa kaikki Zoteron käyttötapaukseni taitavat olla juuri tuollaisten muodollisempien, kirjamaisempien tekstien laatimiseen liittyneitä… Lasken PDF-tiedostot (kuten raporttimme Kirjastojärjestelmät Nyt!) kirjamaisiksi, tai no e-kirjoiksi kai niitä pitäisi kutsua.

Kieltämättä tuntuu hassulta että joitain tietyntyyppisiä tuotoksia varten käyttää jotain tällaisia erityisiä työkaluja, kuten juuri tekstinkäsittelyohjelmaa ja viitteidenhallintatyökalua. Ehkä siitä tulee vähän tärkeä olo… kuin tekisi jotain oikeampaa kirjoittamista kuin normaalisti. Todellisuudessaan tekstin kirjoittamisen ja viitteiden hallinnan kanssa on tekemisissä joka-ikinen päivä, tuntikausia. Tekstinkäsittelyohjelmat ja erityiset viitteidenhallintatyökalut eivät tosin kuulu arkeen, vaan selain ja tietenkin mahdollisimman hyvät URL-osoitteet.

Yksi selkeä etu mikä Zoteron, RefWorksin tai vastaavan työkalun käytössä on, on siististi muotoiltu viiteluettelo. Luonnellisemmassa ympäristössäni eli verkossa tykkään aina laatia viitteet tekstin sisään, mutta printissä tai printtiä mallintavassa tekstissä (kuten juuri PDF:t), tämä ei ole tyypillisesti tapana. Silloin se, että napin painalluksella saa hienosti muotoillut viiteluettelon on ollut kiva juttu.

Normaalisti käytän viitteidenhallintaan lähinnä Diigoa. Aiemmin del.icio.usia. Ei näitäkään tule loppujenlopuksi niin paljoa käytettyä. Selaimen sivuhistoria ja Google ovat minulle aika kattavat viitteidenhallintatyökalut 🙂 Riippuu tilanteesta. Käytän aika paljon selaimen osoiteriviä tiedonhakuun. Näin käytän esim. valokuviani (jotka ovat Flickrissä, jolle voi tehdä kyselyjä suoraan URL-osoitteilla) sekä juuri selaimeni historiaa.

RefWorksista minulla ei ole oikeastaan mitään sanottavaa, paitsi että se on alansa establishmentti.

Zoterosta vielä yleisemmin. Sehän on Firefox-selaimen laajennos, ja sikäli aina naimisissa Firefoxiin. Stand-alone versio on kehitteillä, kuten Chrome ja Safari-versiotkin. Muistan kun Zoteroon tuli myös web-liittymä, jota voi nyt käyttää myös mobiilina. Se on ihan kiva. Zotero on kyllä monipuolinen ja varmasti kattava työkalu, mutta siistin, formaalin ja kontrolloidun metadatan ylläpitäminen vaatii aina työtä, joka monesti palvelee loppujenlopuksi jotain anaalista kontrollifriikkeyttä, eikä oikeaa tiedon käyttämistä aidosti (kirjastoihminen jos kuka tietää tämän). Tokihan tällaisen työkalut, niiden välinen tiedonsiirto ja ajatus jonkinlaisista ”rikkaammista”, ei suoraan perille johtavista linkeistä on kiehtovaa.

Zoteron tai muidenkaan viitteidenhallintatyökalujen ns. ”sosiaalisista” ominaisuuksista olen käyttänyt vähän. Deliciousin aikaan enemmän, ja jos on ollut jotain selkeitä porukoita joiden kanssa ja selkeä tehtävä, silloin tällaiset työkalut ovat olleet kyllä hyviä. Jos kirjoittaisin enemmän ”asiallista” ja ei-elävää tekstiä, niin käyttäisin enemmän. Varmaan jossain gradun ähläämisessä olisi hyvä, tai jos itse kirjottelisi akateemisa tekstejä niin voisi ehkä pitää omaa bibliografiaansa yllä tuollalailla.